Google gère ses projets avec Scrum

Jeff Sutherland (co-créateur de Scrum) présente son retour d’expérience de Scrum chez Google.

Scrum chez google

Cette conférence est une source d’informations très enrichissante. On y apprend évidemment les fondamentaux de cette méthode Agile et les avantages de cette pratique (je ferai également un billet sur mon retour d’expérience -très positif- sur mes projets) . Et également le fonctionnement interne de gestion de projet chez Google.

Voir cette présentation ici.

Modèle de Gantt d’un projet informatique

Je vous présente un modèle de Gantt d’un projet, qui je pense est assez standard et peut s’appliquer à votre projet, en restant dans le domaine de l’informatique de développement - évidemment - bien qu’il soit possible qu’il s’étende à d’autre corps de métier (désolé j’ai toujours fait que de l’informatique, professionnellement, j’entends ! ).

Un projet classique se découpe en phase:

• Spécifications (fonctionnelles et techniques)
• Développement (il est possible de créer une phase propre à la charte graphique, surtout si cette tâche est externalisée)
• Installation (recette et production)
• Formation (transfert de compétence, conduite de changement)
• Mise en Ordre de Marche (VA et VSR)

Évidemment, ces étapes suivent un ordonnancement de tâches bien précis, qui vous permettent avec un graph PERT de déterminer le chemin critique qui conditionne la durée minimale du projet. (c’est un autre sujet que j’aborderai plus tard).

ps: je détaillerai chaque étape de ce Gantt, donc n’hésitez pas à me faire des retours ;)

Gestion de projet - étape #2: Les spécifications

La phase de spécification permet de décrire le besoin fonctionnel (également technique) dans le but d’élaborer un projet.

C’est le temps fort du projet vis à vis du client, le moment où vous devez démontrer vos talents d’homme communiquant. A ce stade du projet, il est impératif que vous ayez une parfaite connaissance du projet - vous avez lu et relu le CCTP -, et vous avez déjà quelques idées de réponse à apporter, voir pourquoi pas,  des pistes d’amélioration.

Il faut absolument déjouer les pièges, tout de suite !
Après il sera trop tard pour revenir en arrière et le client acceptera moins facilement ce changement. Non pas qu’il faille répondre “NON” à toutes les demandes, qu’elles soient implicite ou non au cahier des charges - Là n’est pas la question -. Mais plutôt d’atteindre le même résultat par un chemin plus simple ou bien de démontrer que la fonction demandée n’est pas réellement utile.

“ Souvenez vous, les solutions les plus simple sont toujours les meilleurs “.

Votre rôle sera surtout de vous assurez que ce qui a été vendu (voir sous-vendu) est finalement réalisable. Pour éviter les risques et les surprises, je conseil au chef de projet d’être présent dans le projet dès la phase d’avant vente.

Gardez en mémoire que seulement 45% des fonctionnalités demandées sont réellement utilisées.

Afin d’éviter tout malentendu sur ces fameuses fonctionnalités, je vous conseille de les illustrer au maximum par des schémas. Pour expliquer une solution attendue, une copie d’écran ou un croquis vaut tous les longs discours. Et si vous en avez la possibilité, appuyez votre discours par une démonstration.

La vision d’un projet chez Apple et Google.

Vous vous demandez encore pourquoi Apple et Google sont les leaders dans leur domaine ?
En voici une réponse schématisée, tout résulte dans l’approche simplissime de la solution.

Toutes les études vous le diront, la moitié des fonctionnalités demandées sont réellement utilisées.

C’est en confiance qu’on progresse !

Une des règles clés dans la réussite d’un projet c’est la communication.

Un chef de projet doit voir la communication comme un outil. Cet outil, s’il est bien maîtrisé, permet d’accomplir un projet avec plus d’efficacité.
Le but ultime de la communication , c’est d’obtenir la confiance de votre interlocuteur. La confiance est une alchimie complexe, comportant une dose de sincérité, de respecte et dans notre cas de professionnalisme.

“Vous gagnerez en confiance en démontrant que vous connaissez votre sujet.”

Bon et maintenant, en quoi on progresse avec la communication ?

Une fois votre rapport de confiance établi, la communication est plus ouverte, voir plus franche et directe. Cette barrière levée vous permet d’expliquer certaine réalité, comme par exemple une impossibilité technique ou un retard potentiel, et tout cela dans une ambiance d’honnêteté. Toute la différence est là, dans ce rapport d’équité qui révèle le but commun, à toute l’équipe projet, de trouver des solutions, et donc de faire avancer le projet !

Une bonne communication évite bien souvent des incompréhensions qui aboutissent parfois à des conflits (qui peuvent être sans retour)… a bon entendeur ;-)

Gestion de projet - étape #1: Le lancement

La gestion de projet commence réellement à partir de la réunion de lancement. Vous êtes au départ d’un marathon et le retentissement du pistolet vient d’annoncer le déclenchement de la course.

Alors tout d’abord, comment se préparer à cet événement ?
Car comme toute course, rien ne doit être laissé au hasard ! Il faut dans un premier temps, relire le cahier des charges, pour bien connaître son sujet, et ne rien oublier. Puis, ne pas arriver les mains vides… Non pas qu’il faille arriver avec une bouteille de champagne ou un bakchichs ;) Je parlais plutôt de préparer un support afin de garantir une ligne directrice et de canaliser vos interlocuteurs. Faites comme si vous étiez à une soutenance. Donc, élaborez quelques slides qui s’articulent autour d’un sommaire. Il faut que vous présentiez ces points:

un rapide historique du projet

une présentation des interlocuteurs

une définition des rôles

la responsabilité de chacun

les règles à respecter et les limites du projet

et dernière chose… le planning (que vous devez respecter jusqu’à la fin)

La règle à éviter, c’est de lire “bêtement” ses slides.
On l’a dit, c’est un sport, donc bougez-vous ! Ne faites pas les cent pas dans la salle, mais soyez présent: avancez-vous vers l’écran dès que possible et n’hésitez pas à animer avec un peu de gestuel ” pas à l’italienne, hein ! “.

Je fini par un dernier point: cravate ou pas de cravate ? Je suis catégorique, il est écrit plus haut: il faut être présent. Donc, OUI soignez votre présentation et n’oubliez pas cette règle: la première rencontre est celle qui reste.

La motivation, le moteur de votre projet.

Le match entre Carquefou (CFA2) et Marseille (L1), soit 4 divisions de différence, à vue des amateurs battre l’une des meilleurs équipes professionnelles du moment.

Je ne suis pas un fin connaisseur en football, d’ailleurs cet article n’a pas pour but de comprendre la tactique des uns ou des autres. Mais plutôt d’interpréter le fond de cette histoire. Comment peut-on expliquer qu’un commercial, un plombier et un chômeur puissent vaincre des personnes extrêmement entraînées -voir piqué aux hormones-, alors que ces premiers jouent uniquement le dimanche en famille autour d’un pique nique ? Bon j’exagère peut être, mais nous n’en sommes pas loin. Du moins, le tableau dépeint ici l’extraordinaire divergence entre ces deux “mondes”.

Pour moi, il y a une explication à tout cela, c’est ce qu’on appelle la motivation.

Après avoir compris l’influence de la motivation, je vous conseille de l’appliquer au maximum dans vos projets. A vous de prouver que vous êtes un habile manager sachant stimuler son équipe.

Tirer la charrue ou pousser à la roue ?

Cubas 1964, by menfes qeddus.

Le caractère humain est très important dans un projet, tout le monde le sait - non ? - bon alors je vous le dis. Dans la réussite d’un projet, il faut considérer deux profils de personne coopérative. Je ne parle pas dans ce ticket des personnes qui vous mette des battons dans les roues… j’en parlerais “plus longuement” plus tard.

La personne qui tire la charrue et celle qui pousse à la roue.

La première classe de population, va aider le projet en lieu donnant un caractère volontaire. Ces gens vont s’investir totalement dans ce projet, car ils en tirent un profit “personnel ou pas”. Alors que la seconde population, met tout en œuvre pour la réussite du projet, mais sans vraiment s’impliquer car son intérêt est ailleurs.

Il est important de savoir classer votre interlocuteur, afin de mieux gérer votre équipe.

Explication par l’image

Ce dessin exprime bien l’ambiguïté qui peut règner dans le processus de gestion de projet par les différents acteurs.

J’en vois certains se marrer là !

Il y en a t’ils qui se reconnaissent ? :)

Qui sait gérer les changements?

La PMI France annonce un événement sur le thème de la gestion du changement sous la forme de conférences débats.

L’événement aura lieu le 25 mars 2008 à l’Espace Saint-Martin près des Halles à Paris.

Voici les pistes de discussion:

Croissance, virage stratégique, remplacement d’outils de production vétustes, changements réglementaires, fusions, acquisitions, relocalisation : l’entreprise, l’administration doivent s’adapter. Comment s’opère le changement dans les organisations? Quels en sont les enjeux? Quels en sont les pièges?

Pour en savoir plus voir le site de l’événement http://www.pmientretiens2008.com