L’un des risques les plus impactant dans un projet informatique est la non tenu des délais.

Il ne faut pas se voiler la face, il est rare de clôturer un projet informatique dans les temps. Il y a plusieurs causes à cela:

• Un planning initialement intenable, mais obligatoire pour remporter l’affaire (merci l’avant vente! )
• Une date de mise en production inébranlable
• Une équipe projet mal taillée (qualitativement ou quantitativement)
• Un problème de ressource inopiné (ressource sur plusieurs projets, absence…)
• Une mauvaise estimation de la charge
• Une gestion des risques inefficace
• …

Une solution possible, pour répondre aux deux ou trois premiers points, est d’allotir le projet.
L’allotissement est un outil très efficace s’il est bien maîtrisé.

Pour réussir cette pratique, il faut:

• Que le client accepte (même si l’équipe projet approuve, il n’est pas toujours facile de vendre cette idée en interne, il faut accompagner le client)
• Que le client concède de redéfinir le périmètre et reporter les fonctionnalités secondaires
• Que les fonctionnalités indispensables soient présentes dans le premier lot
• Et que les conséquences ci-dessous soit maitrisées et approuvées

Évidemment, cette gestion comporte également des contraintes, comme:

• L’allongement de la durée du projet
• La répétition des phases (spécification/Développement/Recette/Installation)
• Le maintien des équipes en place
• La surcharge sur le budget (notamment dû à la répétition des phases et à une gestion de projet plus complexe)

Je précise, ce billet ne parle pas de l’allotissement dans le cadre d’une consultation d’un marché public, qui compte d’autres spécificités non décrite ici.

Les annonces récentes sur le passage du niveau 6 d’alerte à la pandémie de grippe A (H1N1), démontre l’utilité de mon billet sur comment Préparer votre entreprise aux risques de pandémie de grippe A. Pour garantir une continuité d’activité dans votre entreprise, je vous conseille de vous focaliser sur les points suivants.

• Télétravail

Comme le préconise le Ministère du travail, mettez en place un plan d’aménagement du temps de travail et surtout la mise en place du télétravail. Dans notre secteur d’activité ce dernier point est désormais assez courant et facile à organiser. Bien évidemment cela ne s’improvise pas, il faut prévoir un ordinateur et une connexion internet dans chaque foyer. Rares sont les gens non-équipés de nos jours, mais attention, il faut que l’utilisateur retrouve tout son environnement de travail sur son poste. Bref, cela se prévoit à l’avance, surtout si vous devez acheter du matériel ou ouvrir une ligne.

• Téléconférence et Visioconférence

Pour permettre à vos équipes de communiquer et monter des réunions, installer un système de  téléconférence et/ou visioconférence. Le plus populaire des outils est Skype, je vous conseille la solution gratuite et open source DimDim (plus de logiciel ici).

• Outils en ligne

Dans l’optique de garantir une continuité de production basculer un maximum de logiciels vers des outils en ligne. Ce point est le plus complexe à mettre en oeuvre, car bien souvent il faut plusieurs mois pour mettre en place de tels outils. Voici une liste non exhaustive de solution en ligne à prévoir:

• • Un espace documentaire (une GED, un CMS ou tout simplement un FTP comportant l’ensemble de votre documentation indispensable)
  • Un outil de collaboration (les leaders sont Zoho suite et Google Docs, liste ici)
  • Un espace de stockage et d’échange de fichiers (je vous conseille Box.net, liste ici)
  • Un outil de gestion de projet (je vous conseille PlanZone et Taskii, liste ici)

• Outils de télémaintenance

Prévoyez également des outils de télémaintenance,  et surtout une prise de contrôle à distance sécurisée (Réseau privé virtuel).

Pour conclure, rappelez-vous ce proverbe “Mieux vaut prévenir que guérir” (oui, je sais dans le cas d’une pandémie ce n’est pas malin de dire cela!). Préparez-vous dès maintenant afin d’être prêt dans l’hypothèse d’une pandémie de niveau 6 à l’automne. Il sera plus compliqué de réagir dans l’urgence, donc anticipez et gérez cette situation comme un projet avec une analyse des risques ;)

ps: Si vous avez d’autres idées afin de garantir une continuité d’activité, n’hésitez-pas à rajouter un commentaire.

Getting Things Done ou GTD est LA méthode de gestion des priorités. Pour mieux comprendre de quoi on parle lire La définition de GTD sur wikipedia. Vous pouvez également lire les livres en français :

S'organiser pour Réussir

Prêt pour l'action

Le premier étant très bien résumé par Olivier Roland GTD (Getting Things Done) – S’organiser pour réussir.

Il faut bien comprendre que le GTD est avant tout une discipline. Il vous sera donc nécessaire de vous soumettre à ces règles chaque jour. C’est pour cela que je vous conseil d’avoir toujours sous les yeux (du moins dans un premier temps) un mémento visuel. Je vous ai sélectionné deux diagrammes de GTD, une simple lecture de ces schémas permet de comprendre les principes du Getting Thinks Done.

Getting Things Done en français

Getting Thinks Done Diagramme

Maintenant que la théorie est digérée, passez à l’action !

Pour les applications en ligne, je vous conseil:

RTM

Toodledo

Pour votre mac “désolé pour les autres ;-)”, je vous conseil:

omnifocus

Things

Pour votre iPhone, je vous conseil:

Todo (FR)

RTM

Vous pouvez également suivre ma sélection d’outil GTD sur Delicious.

Votre entreprise est-elle prête à affronter les conséquences du niveau 6 d’alerte à la pandémie ?

Une étude récente fait l’hypothèse que 30% de la population mondiale sera touchée par le virus, il est très facile d’en déduire les conséquences directes sur les entreprises:

• absentéisme au travail (surtout du à la garde d’enfant)
• difficulté dans les déplacements (voir un blocage total pour les personnes utilisants les transports en commun)

Face à de tels risques il est important de mettre en place un plan d’actions afin de réorganiser votre entreprise. A ce titre, le Ministère du travail met à disposition 4 documents afin d’organiser la poursuite de l’activité tout en protégeant les travailleurs:

1. Règles d’hygiène et de sécurité au sein des entreprises en pandémie grippale
2. “Plan de continuité d’Activité” (PCA) des entreprises en pandémie grippale
3. Travail à distance : le cas du télétravail en pandémie grippale
4. Temps de travail en pandémie grippale

Il n’y a rien d’alarmiste dans tout ceci, il faut juste prendre le temps de la réflexion et être prêt “au cas où”. Donc profitez de l’été pour mettre en place des solutions qui vous garantiront une continuité de production.

Lire également:

• Conseils pour organiser votre entreprise au niveau 6 d’alerte pandémie grippale

Présentation sur la carte heuristique et le Web 2.0 lors de la journée Mapping-Experts.

Une enquête nous révèle le nom des sociétés qui utilisent Scrum, et surtout nous dévoile leurs retours d’expérience.
Dans les grandes lignes, il en ressort que Scrum est:

• plutôt pratiqué en Ile de France et Rhône-alpes
• dans les sociétés de plus de 1000 personnes
• dans le secteur de l’information et communication
• adopté pour les raisons suivantes:
  • la capacité à s’adapter au changement,
  • les livraisons plus fréquentes,
  • l’accroissement de la qualité,
• en cours de généralisation et récemment utilisé
• souvent couplé avec l’Extrême Programming
• introduit par une personne externe pour être ensuite être internalisé
• mis en difficulté si le management n’est pas impliqué
• pratiqué pour les bénéfices suivants:
  • le respect des délais,
  • la fréquence des livraisons,
  • la motivation des équipes

Un grand bravo au Scrum User Group France et la Scrum Alliance pour ce travail, voir l’enquête entière ici.

Je suis un inconditionnel des produits Google et en particulier de la messagerie Gmail.

Ninja master Gmail

Google est très fort sur le plan technique et ergonomique, tout le monde le sait. Là où je les trouve encore plus fort, c’est dans le domaine de la communication. Au lieu de mettre à plan l’ensemble des fonctionnalités de leur produit de messagerie, Google choisit le chemin ludique.

Pour vous apprendre a mieux utiliser Gmail, Google vous motive à passer des ceintures de Ninja. Je trouve l’idée excellente et surtout très efficace, car c’est bien la première fois que je lis entièrement un guide utilisateur :)

En plus j’ai appris des choses, comme la possibilité de créer des modèles de réponse et de se déconnecter à distance.

Mener à bien un projet informatique est un vrai chemin de croix. Cependant, vous limiterez les difficultés en introduisant une gestion des risques dans votre conduite de projet. Pour cela, il vous faudra dans un premier temps analyser les risques puis maîtriser les risques.

L’analyse d’un risque peut être cadré en répondant aux trois questions suivantes :

• Comment identifier ce risque ?
• Quelle est la typologie de ce risque ?
• Quels sont les impacts de ce risque ?

L’identification des risques doit être opéré dès les premières phases d’un projet. Il est impératif de réaliser un contrôle continu du processus d’identification, car un risque c’est comme un virus, il mute ! Il est donc important d’identifier ces facteurs, puis de surveiller leur évolution tout au long du projet. Un point doit être effectué avant chaque début de phase, afin de contrôler qu’aucun risque n’invalide ce passage. Une méthodologie doit être appliqué afin de permettre une identification de qualité. L’audit reste le moyen le plus efficace, faut-il encore que le projet puisse le prendre à sa charge. La base de connaissance est un outil puissant, pour peu que votre projet est une copie référencée ou similaire. Évidemment, toutes les structures ne peuvent pas gérer un tel outil, et surtout la maintenir (bien que tout est une histoire d’organisation). Je me demande si une carte heuristique ne ferait pas l’affaire, qu’en pensez-vous ?
Une dernière méthode reste le travail d’équipe, qui peut être réalisé au travers d’un brainstorming. Pour optimiser ce travail, il faut disposer d’un échantillon représentatif du projet (utilisateurs finaux, utilisateurs métiers, spécialistes du domaine, gestionnaires…). Ce processus d’identification doit également révéler les facteurs de risques. Ces éléments permettent de typer et d’évaluer les risques.

La typologie des risques permet de classer le risque pour mieux guider l’analyse. Un risque peut être catalogué dans cinq grandes classes:

• Organisationnel
• Technique
• Financier
• Humain
• Juridique

Cette classification du risque apporte une vision globale qui facilite la mise en place de solution. Il est à noter que le caractère humain est le risque le plus complexe, et que l’insatisfaction du client est le risque le plus incontrôlable.

L’évaluation qualitative des risques permet de déceler les impacts du risque. Mais avant cela elle doit vous aider à évaluer la probabilité qu’un risque survienne. Pour cela, il vous faudra connaître le degré de détectabilité d’un risque  à partir d’une check-list (ou base de connaissance) des risques connus et déjà identifiés par l’organisation sur des projets similaires.
Le but de cette évaluation est de définir la criticité du risque. La criticité est le produit de la probabilité de son occurrence par les impacts du risque. Ces impacts peuvent être lié à un coût, un délai et/ou une ressource. A partir de ces éléments vous pouvez construire une matrice de criticité. Elle vous permet de déterminer le niveau de gravité du risque, s’il est acceptable ou non, afin de contrôler au mieux vos risques et gérer les priorités.
Une fois cette analyse aboutie, vous avez tous les éléments nécessaires pour maîtriser les risques.

Le mind mapping est un excellent outil pour gérer ses idées, ses tâches et dans mon cas un projet.

Mind Mapping en ligne

Le fait de partager une carte conceptuelle (ou heuristique) apporte de la souplesse et de l’efficacité dans la communication entre les collaborateurs. L’atout principal d’un outil de mind map est de fournir une vision globale du projet. Et surtout d’avoir cette flexibilité de zoomer sur une branche, et ainsi de lire le niveau de détail souhaité. 

Sa force réside également dans sa méthode radiale (non linéaire) de construction de l’information. Il est ainsi possible de consolider une base de connaissance, de tâche à réaliser (ou ne pas oublier) et de risques à prendre en considération. En clair, vous rédigez dans l’outil le compte-rendu de vos brainstorming effectués avec votre équipe et le faite évoluer tout au long du projet. Chacun pouvant à tout moment mettre à jour les données.

A partir de la cartographie des tâches vous avez la possibilité de gérer et prioriser vos actions. Le mind mapp devient une aide précieuse pour organiser votre planification et votre équipe. 

Elle permet également à un nouveau collaborateur de comprendre rapidement tous les enjeux du projet.

Il existe trois solutions de mind mapping en ligne gratuit:

• Bubbl.us
• Mindomo
• MindMeister (mon préféré)

Et vous, l’utilisez-vous en mode collaboratif ? Je suis intéressé par des retours d’expériences dans ce sens.

Cette vidéo est une bonne initiation à la pratique du Mind Mapping. Elle permet de comprendre rapidement les concepts des cartes heuristiques et de s’approprier le logiciel Freemind.