Gestion de projet - étape #2: Les spécifications

La phase de spécification permet de décrire le besoin fonctionnel (également technique) dans le but d’élaborer un projet.

C’est le temps fort du projet vis à vis du client, le moment où vous devez démontrer vos talents d’homme communiquant. A ce stade du projet, il est impératif que vous ayez une parfaite connaissance du projet - vous avez lu et relu le CCTP -, et vous avez déjà quelques idées de réponse à apporter, voir pourquoi pas,  des pistes d’amélioration.

Il faut absolument déjouer les pièges, tout de suite !
Après il sera trop tard pour revenir en arrière et le client acceptera moins facilement ce changement. Non pas qu’il faille répondre “NON” à toutes les demandes, qu’elles soient implicite ou non au cahier des charges - Là n’est pas la question -. Mais plutôt d’atteindre le même résultat par un chemin plus simple ou bien de démontrer que la fonction demandée n’est pas réellement utile.

“ Souvenez vous, les solutions les plus simple sont toujours les meilleurs “.

Votre rôle sera surtout de vous assurez que ce qui a été vendu (voir sous-vendu) est finalement réalisable. Pour éviter les risques et les surprises, je conseil au chef de projet d’être présent dans le projet dès la phase d’avant vente.

Gardez en mémoire que seulement 45% des fonctionnalités demandées sont réellement utilisées.

Afin d’éviter tout malentendu sur ces fameuses fonctionnalités, je vous conseille de les illustrer au maximum par des schémas. Pour expliquer une solution attendue, une copie d’écran ou un croquis vaut tous les longs discours. Et si vous en avez la possibilité, appuyez votre discours par une démonstration.

C’est en confiance qu’on progresse !

Une des règles clés dans la réussite d’un projet c’est la communication.

Un chef de projet doit voir la communication comme un outil. Cet outil, s’il est bien maîtrisé, permet d’accomplir un projet avec plus d’efficacité.
Le but ultime de la communication , c’est d’obtenir la confiance de votre interlocuteur. La confiance est une alchimie complexe, comportant une dose de sincérité, de respecte et dans notre cas de professionnalisme.

“Vous gagnerez en confiance en démontrant que vous connaissez votre sujet.”

Bon et maintenant, en quoi on progresse avec la communication ?

Une fois votre rapport de confiance établi, la communication est plus ouverte, voir plus franche et directe. Cette barrière levée vous permet d’expliquer certaine réalité, comme par exemple une impossibilité technique ou un retard potentiel, et tout cela dans une ambiance d’honnêteté. Toute la différence est là, dans ce rapport d’équité qui révèle le but commun, à toute l’équipe projet, de trouver des solutions, et donc de faire avancer le projet !

Une bonne communication évite bien souvent des incompréhensions qui aboutissent parfois à des conflits (qui peuvent être sans retour)… a bon entendeur ;-)

Explication par l’image

Ce dessin exprime bien l’ambiguïté qui peut règner dans le processus de gestion de projet par les différents acteurs.

J’en vois certains se marrer là !

Il y en a t’ils qui se reconnaissent ? :)