Mois: août 2008

Qualité documentaire, imposez-vous une nomenclature

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Il est important, dans votre processus qualité, de nommer correctement vos fichiers.

Je vois souvent passer des documents, avec pour simple dénomination de fichier, le nom du client. En terme de qualité, cela dénote un manque de rigueur et de professionnalisme.
Et surtout, mettez-vous à la place du client (ou de la personne qui reçoit ce fichier). Si tout le monde procède ainsi, tous ces fichiers vont porter le nom de sa société – Franchement, je pense qu’il la connait – et finalement il ne retrouvera jamais votre document.

Donc, efforcez-vous de nommer tous vos fichiers à l’aide d’une nomenclature (et une seule).

Allez, je vous aide un peu, voici un exemple de nomenclature:

NomDeVotreSociété-NomDuClient-TypeDeDocument-Date-Version.pdf

Et vous comment nommez vous vos fichiers ?

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Logiciel de gestion de projets en ligne: Taskii

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Les logiciels de gestion de projets en ligne sont souples et surtout accessibles pour les petites structures.

Ce service en ligne vous permet de gérer vos projets et de communiquer avec vos clients au moyen d’outils collaboratif. Je vous conseil le nouveau venu Taskii, dans la même veine que BaseCamp mais en français et là ça change tout vis à vis de la communication avec vos clients francophones. La mise en place d’un projet est simple et la délégation des droits (accès par rôle collaborateur, chef de projet, client…) est possible.

Logiciel de gestion de projets en ligne
Logiciel de gestion de projets en ligne

Les fonctions principales sont là:

  • Gestion des projets et tâches
  • Gestion des utilisateurs et permissions
  • Création de feuille de temps (reporting et facturation)
  • Gestion documentaire et suivi de message (collaboration et suivi)

Je trouve cet outil très efficace et les interfaces sont d’un niveau très élevées ( ça en met plein la vue, vous allez passer pour un véritable professionnel du projet auprès de vos clients ).
Et là où Taskii gagne des points c’est sur l’aide en ligne – elle est partout – vous n’êtes jamais perdu ! Vous avez même des screencasts pour vous guider.

Configurer sa messagerie pour optimiser son temps

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Un de nos outils de travail indispensable, encore aujourd’hui, est la boite de messagerie. Même avec l’apparition de nombreux outils collaboratifs, l’email est indétrônable et reste le principal outil de communication.

Cet outil est très vite un cauchemar à gérer lorsque l’on reçoit trop d’informations. Nous sommes rapidement submergé par le flux d’information continu et « désordonné » qui rempli automatiquement cet outil.

Voici donc quelques conseils qui vous permettront d’optimiser votre travail en maîtrisant votre messagerie.

Dans un premier temps, je préconise de vider votre Inbox, et de la maintenir le plus possible dans cet état. Je m’explique: Le but de cette manipulation est de recueillir uniquement les nouveaux messages, dans cet entrepôt, ainsi que les mails à traiter immédiatement. Il y a donc une véritable pratique à mettre en place afin de trier votre courriel. Cette bonne conduite vous permet de suivre plus facilement votre courriel.

Votre Inbox ne doit jamais excéder 20 messages. Et là, je vous entends me dire – Mais je reçois plus de 20 mails à la seconde ! – Alors soit vous êtes mythomane ou soit mal organisé. Dans le premier cas, je ne peux rien pour vous :-p.  Par contre, pour le second cas, je peux vous apporter *une* solution (je ne prétends pas avoir trouvé LA solution, mais je la pratique tous les jours et elle fonctionne).

Premièrement, n’utiliser votre email d’entreprise que dans le cadre de votre profession. Vous devez vous acheter une nouvelle conduite, fini la distribution de carte de visite dans les discothèques :) Ceci impose de ne pas s’inscrire sur tout et n’importe quoi avec cet email. Pour contrecarrer cela, je vous conseil l’utilisation de 4 types de messageries comme suit:

  • Professionnel (à usage purement professionnel)
  • Semi professionnel (abonnement aux sites professionnels, mailing pro… )
  • Personnel (pour communiquer avec vos amis, vos sites favoris… enfin ce que vous voulez c’est votre vie perso)
  • Anti-personnel :-)  (à utiliser quand vous n’êtes pas sûr de votre source)

Deuxièmement, déplacer vos emails dans des dossiers. Pour vous aider à gérer les priorités, je vous conseil la création de dossier (d’état) du genre « à traiter », « urgent » ou encore « en attente ». Et pour organiser votre messagerie, je vous propose de créer un dossier par projet ou client. C’est aussi très efficace pour retrouver un message. Il est possible, avec une interface riche du type Gmail, d’aller plus loin en ajoutant un système de GTD dans votre messagerie, j’y reviendrai dans un futur billet.

Troisièmement, utiliser au maximum les filtres. Le filtre vous permet de déplacer vos emails dans un dossier (ou catégorie) pour ne pas encombrer votre Inbox et les trier automatiquement. Cette pratique est très utile quand vous recevez *trop* souvent des notifications d’alerte (qui n’en sont pas toujours d’ailleurs !).

Et dernier point, efforcez-vous de bien écrire le sujet du mail. Pour gagner en efficacité, il est important de comprendre le contexte du mail avant même son ouverture. De plus, est maitrisant le formatage de vos sujets, il est d’autant plus facile de gérer vos filtres (ajouter le nom de votre client ou projet par exemple).

Et vous comment gérez-vous votre messagerie ? Avez-vous des axes d’améliorations à me(nous) proposer ? Je suis toujours à l’écoute de bonne pratique :)