Configurer sa messagerie pour optimiser son temps

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Un de nos outils de travail indispensable, encore aujourd’hui, est la boite de messagerie. Même avec l’apparition de nombreux outils collaboratifs, l’email est indétrônable et reste le principal outil de communication.

Cet outil est très vite un cauchemar à gérer lorsque l’on reçoit trop d’informations. Nous sommes rapidement submergé par le flux d’information continu et « désordonné » qui rempli automatiquement cet outil.

Voici donc quelques conseils qui vous permettront d’optimiser votre travail en maîtrisant votre messagerie.

Dans un premier temps, je préconise de vider votre Inbox, et de la maintenir le plus possible dans cet état. Je m’explique: Le but de cette manipulation est de recueillir uniquement les nouveaux messages, dans cet entrepôt, ainsi que les mails à traiter immédiatement. Il y a donc une véritable pratique à mettre en place afin de trier votre courriel. Cette bonne conduite vous permet de suivre plus facilement votre courriel.

Votre Inbox ne doit jamais excéder 20 messages. Et là, je vous entends me dire – Mais je reçois plus de 20 mails à la seconde ! – Alors soit vous êtes mythomane ou soit mal organisé. Dans le premier cas, je ne peux rien pour vous :-p.  Par contre, pour le second cas, je peux vous apporter *une* solution (je ne prétends pas avoir trouvé LA solution, mais je la pratique tous les jours et elle fonctionne).

Premièrement, n’utiliser votre email d’entreprise que dans le cadre de votre profession. Vous devez vous acheter une nouvelle conduite, fini la distribution de carte de visite dans les discothèques :) Ceci impose de ne pas s’inscrire sur tout et n’importe quoi avec cet email. Pour contrecarrer cela, je vous conseil l’utilisation de 4 types de messageries comme suit:

  • Professionnel (à usage purement professionnel)
  • Semi professionnel (abonnement aux sites professionnels, mailing pro… )
  • Personnel (pour communiquer avec vos amis, vos sites favoris… enfin ce que vous voulez c’est votre vie perso)
  • Anti-personnel :-)  (à utiliser quand vous n’êtes pas sûr de votre source)

Deuxièmement, déplacer vos emails dans des dossiers. Pour vous aider à gérer les priorités, je vous conseil la création de dossier (d’état) du genre « à traiter », « urgent » ou encore « en attente ». Et pour organiser votre messagerie, je vous propose de créer un dossier par projet ou client. C’est aussi très efficace pour retrouver un message. Il est possible, avec une interface riche du type Gmail, d’aller plus loin en ajoutant un système de GTD dans votre messagerie, j’y reviendrai dans un futur billet.

Troisièmement, utiliser au maximum les filtres. Le filtre vous permet de déplacer vos emails dans un dossier (ou catégorie) pour ne pas encombrer votre Inbox et les trier automatiquement. Cette pratique est très utile quand vous recevez *trop* souvent des notifications d’alerte (qui n’en sont pas toujours d’ailleurs !).

Et dernier point, efforcez-vous de bien écrire le sujet du mail. Pour gagner en efficacité, il est important de comprendre le contexte du mail avant même son ouverture. De plus, est maitrisant le formatage de vos sujets, il est d’autant plus facile de gérer vos filtres (ajouter le nom de votre client ou projet par exemple).

Et vous comment gérez-vous votre messagerie ? Avez-vous des axes d’améliorations à me(nous) proposer ? Je suis toujours à l’écoute de bonne pratique :)

2 réflexions au sujet de « Configurer sa messagerie pour optimiser son temps »

    bligoo a dit:
    30 août 2008 à 17 h 36 min

    Bonjour,
    Tout à fait d’accord sur la nécessité de différencier les adresses. Pour ceux que cette multitude peut effrayer, avec un bon client de messagerie type thunderbird on peut centraliser simplement tous ses mails.
    Quelques compléments de mon point de vue
    – 5eme type d’adresse mail : temporaire, c’est à dire d’une durée de vie de quelques heures (type spamgourmet)
    – au delà des outils : éduquer son entourage ne pas copier à tout va. Fixer comme bonne pratique max deux destinataires principaux et max 4 personnes en copie.
    – lorsque vous estimez, à juste titre, que des personnes ne sont pas concernées par une conversation retirez des destinataires, leurs boites mails dira merci :-)

    Gwénaël Bonhommeau a répondu:
    1 septembre 2008 à 17 h 18 min

    Tu as tout a fait raison Bligoo, j’ai oublié cette partie sur la gestion des contacts dans un mail. Merci ;)

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