Communication

La dernière étape d’un projet Agile : La fête !

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Voici le genre de petit message qui vous fait aimer votre métier et surtout les méthodes Agiles :)

Bonjour,

Offrir un nouvel Intranet à tous les collaborateurs du groupe est un événement interne fort.

Sans vous, la naissance de Leo (demain !) n’aurait pas été possible. Nous souhaitons donc fêter cet événement avec vous et en présence de Marie-Louise Antoni, membre du Comité de direction générale.

Nous espérons avoir le plaisir de vous voir très bientôt !

Marie-Christine Lanne
Directrice de la communication


Generali change d’Intranet
Au cours de la première quinzaine du mois de juin, vous allez découvrir votre nouvel Intranet. Baptisé Leo, ce nouvel outil remplacera le site Espace Generali.Pratique et simple d’utilisation grâce à une ergonomie fluide et un accès intuitif à l’information, Leo propose :

Des contenus plus complets et plus opérationnels pour comprendre Generali, ses métiers, son évolution et sa stratégie,

Un fil d’actualités donnant un nombre plus important d’informations,

Des nouvelles fonctionnalités comme la possibilité de laisser des commentaires ou de personnaliser sa page d’accueil.

Et bien sûr, les incontournables de l’Intranet actuel : l’annuaire, le Google interne…

Autre nouveauté, les contenus de Leo sont produits et mis en ligne par une centaine de collaborateurs-experts, également impliqués dans la production d’actualités à caractère transverse émanant de leurs propres directions, pour une information plus large, mieux actualisée et plus pédagogique.

Plan d’action: les 4 étapes clés

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Un plan d’action se construit en suivant quatre étapes clés défini dans ce schéma:

 

Plan d'action
Les 4 étapes pour bâtir un plan d'action

 

Savoir dire « non » à son client est positif

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Il n’est pas toujours facile d’aborder une communication négative ou conflictuelle avec un client. Il est pourtant du devoir du chef de projet de borner son interlocuteur.

INTERDIRE D'INTERDIRE?
By jeanclaude35

Savoir dire « non »

Tout l’art de cet échange consiste à rester ferme et honnête envers son client. Ce qui je vous l’avoue demande courage et ténacité :)
Il est évident qu’un « non » brut pour point, peut être mal perçu et je vous le déconseille vivement ! Il faut toujours arrondir les angles, être diplomate,  et surtout argumenter. Il est également primordial de parachever votre discussion par une ouverture, veuillez donc à toujours proposer une solution alternative.

Plusieurs cas de figures peuvent provoquer un refus: une demande au delà des limites du périmètre, des jalons imposés et intenables ou encore client mal préparé… Et plus délicat, une expression du besoin insuffisante ou difficile à obtenir. Dans cette dernière situation, il est impératif d’informer le client qu’il faut stopper le projet, que vous refusez de continuer. J’ai personnellement rencontré cette problématique sur un gros projet, et nous avons pris la décision de ne pas lui dire non… je m’en mords encore les doigts !

Un « non » est positif

Sachez qu’un refus renforce votre légitimité et votre crédibilité. En effet, un non c’est aussi ne pas promettre au delà du possible. Ce qui conduirait vers  une situation délicate, voir encore plus conflictuelle. C’est montrer que vous maitrisez votre projet et que vous envisagez les conséquences. Savoir dire non, c’est aussi donner plus de point au oui, c’est une preuve d’engagement.
C’est aussi rétablir le rapport de force avec le client: le client est roi, oui mais Non :)

Si vous ne savez pas dire non, je vous conseille la lecture de ce billet Dire “NON” : comment ? Voici comment apprendre à dire NON.

Il est donc important d’adopter une attitude ouverte, compréhensive envers les obligations mutuelles, tournée vers une solution acceptable pour les deux parties.

Préparer votre entreprise aux risques de pandémie de grippe A

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Votre entreprise est-elle prête à affronter les conséquences du niveau 6 d’alerte à la pandémie ?

Une étude récente fait l’hypothèse que 30% de la population mondiale sera touchée par le virus, il est très facile d’en déduire les conséquences directes sur les entreprises:

  • absentéisme au travail (surtout du à la garde d’enfant)
  • difficulté dans les déplacements (voir un blocage total pour les personnes utilisants les transports en commun)

Face à de tels risques il est important de mettre en place un plan d’actions afin de réorganiser votre entreprise. A ce titre, le Ministère du travail met à disposition 4 documents afin d’organiser la poursuite de l’activité tout en protégeant les travailleurs:

  1. Règles d’hygiène et de sécurité au sein des entreprises en pandémie grippale
  2. « Plan de continuité d’Activité » (PCA) des entreprises en pandémie grippale
  3. Travail à distance : le cas du télétravail en pandémie grippale
  4. Temps de travail en pandémie grippale

Il n’y a rien d’alarmiste dans tout ceci, il faut juste prendre le temps de la réflexion et être prêt « au cas où ». Donc profitez de l’été pour mettre en place des solutions qui vous garantiront une continuité de production.

Lire également:

Le guide utilisateur Gmail façon Google: Le Ninja

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Je suis un inconditionnel des produits Google et en particulier de la messagerie Gmail.

Ninja master Gmail
Ninja master Gmail

Google est très fort sur le plan technique et ergonomique, tout le monde le sait. Là où je les trouve encore plus fort, c’est dans le domaine de la communication. Au lieu de mettre à plan l’ensemble des fonctionnalités de leur produit de messagerie, Google choisit le chemin ludique.

Pour vous apprendre a mieux utiliser Gmail, Google vous motive à passer des ceintures de Ninja. Je trouve l’idée excellente et surtout très efficace, car c’est bien la première fois que je lis entièrement un guide utilisateur :)

En plus j’ai appris des choses, comme la possibilité de créer des modèles de réponse et de se déconnecter à distance.

Mind Mapping en ligne – outil collaboratif idéal ?

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Le mind mapping est un excellent outil pour gérer ses idées, ses tâches et dans mon cas un projet.

 

Mind Mapping en ligne
Mind Mapping en ligne

Le fait de partager une carte conceptuelle (ou heuristique) apporte de la souplesse et de l’efficacité dans la communication entre les collaborateurs. L’atout principal d’un outil de mind map est de fournir une vision globale du projet. Et surtout d’avoir cette flexibilité de zoomer sur une branche, et ainsi de lire le niveau de détail souhaité. 

 

Sa force réside également dans sa méthode radiale (non linéaire) de construction de l’information. Il est ainsi possible de consolider une base de connaissance, de tâche à réaliser (ou ne pas oublier) et de risques à prendre en considération. En clair, vous rédigez dans l’outil le compte-rendu de vos brainstorming effectués avec votre équipe et le faite évoluer tout au long du projet. Chacun pouvant à tout moment mettre à jour les données.

A partir de la cartographie des tâches vous avez la possibilité de gérer et prioriser vos actions. Le mind mapp devient une aide précieuse pour organiser votre planification et votre équipe. 

Elle permet également à un nouveau collaborateur de comprendre rapidement tous les enjeux du projet.

Il existe trois solutions de mind mapping en ligne gratuit:

  • Bubbl.us
  • Mindomo
  • MindMeister (mon préféré)

 

Et vous, l’utilisez-vous en mode collaboratif ? Je suis intéressé par des retours d’expériences dans ce sens.

Présentation du déroulement d’un projet en une slide

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Il n’est pas toujours simple d’expliquer le déroulement d’un projet lors d’une présentation, surtout quand vous n’avez qu’une heure pour vous exprimer (et que votre commercial passe 40min à faire l’éloge de votre société…).

Présentation du déroulement d'un projet en une slide

Ce schéma permet de comprendre le déroulement du projet dans sa globalité.

Ce graphique apporte les 5 notions importantes dans un projet:

  1. La notion de temps
  2. C’est évidemment LA contrainte la plus importante pour le client. Elle doit apparaitre très clairement, ici le positionnement dans l’entête du schéma est judicieux. (les dates en haut du schémas)

  3. La notion de phase

    En insérant les étapes du projet vous démontrez que vous avez compris le besoin. (les étapes sont en blanc dans le schéma)

  4. La notion de jalon

    Vous indiquez au client les moments clés du projet. (les jalons sont représentés par les traits verticaux)

  5. La notion de charge

    C’est une valeur intéressante car elle précise le volume de travail sollicité. (la charge est illustrée par le volume de couleur)

  6. La notion d’affectation

    De façon macro elle détermine ici le rôle du client et du prestataire relativement à la phase. (l’affectation est déterminée par l’emplacement vertical de la phase)

Je remercie Julien Beaumont pour m’avoir apporté sa vision pour concevoir ce graph.

ps: Si vous voyez un acces d’amélioration de ce graph, je suis preneur :) Postez un commentaire !