bonne pratique

Spécifications fonctionnelles: La validation

Publié le

Après une plus ou moins longue phase de spécifications fonctionnelles, vous avez pondu seul (comprendre sans le client) une doc de spécifications fonctionnelles et vous n’avez qu’un seul but: Que le client le signe!

Et là, je vous dit Attention aux fausses idées !

Déjà, ne vous croyez pas intouchable avec ce document. Bien souvent, le prestataire se cache derrière ces spécifications. Il a tendance à braquer ce document tel un arbitre de foot avec son carton rouge: c’est écrit dans les spécifications vous l’avez signé, l’affaire est clos…

Il n’est pas rare d’avoir un client qui signe ce document sous la contrainte, ou pire pour cacher son incompétence. Ce dernier point n’est pas péjoratif, il est important de vérifier si votre interlocuteur possède les qualifications requises pour réaliser cette tâche.

Je préconise la mise en place, systématique, d’un atelier de relecture des spécifications avec le client.

Améliorez vos messages d’avertissement

Publié le

Faire passer le bon message d’avertissement est essentiel pour captiver l’utilisateur et l’obliger à lire le texte (combien de fois nous confirmons une action sans lire les messages).

image-2

J’aime bien cet exemple de mise en garde, il est à la fois très efficace sans être alarmiste et surtout ajoute une touche d’humour. Ce message est vraiment bien conçu, il commence par un titre très accrocheur, qui met en l’utilisateur sur ces gardes. Il continue par un texte explicatif très clair sur les tenants et aboutissants. Puis il conclut par un message plus détendu, presque humain, dans le bouton !

Il responsabilise l’utilisateur en l’impliquant d’une manière très personnel.

Configurer sa messagerie pour optimiser son temps

Publié le

Un de nos outils de travail indispensable, encore aujourd’hui, est la boite de messagerie. Même avec l’apparition de nombreux outils collaboratifs, l’email est indétrônable et reste le principal outil de communication.

Cet outil est très vite un cauchemar à gérer lorsque l’on reçoit trop d’informations. Nous sommes rapidement submergé par le flux d’information continu et « désordonné » qui rempli automatiquement cet outil.

Voici donc quelques conseils qui vous permettront d’optimiser votre travail en maîtrisant votre messagerie.

Dans un premier temps, je préconise de vider votre Inbox, et de la maintenir le plus possible dans cet état. Je m’explique: Le but de cette manipulation est de recueillir uniquement les nouveaux messages, dans cet entrepôt, ainsi que les mails à traiter immédiatement. Il y a donc une véritable pratique à mettre en place afin de trier votre courriel. Cette bonne conduite vous permet de suivre plus facilement votre courriel.

Votre Inbox ne doit jamais excéder 20 messages. Et là, je vous entends me dire – Mais je reçois plus de 20 mails à la seconde ! – Alors soit vous êtes mythomane ou soit mal organisé. Dans le premier cas, je ne peux rien pour vous :-p.  Par contre, pour le second cas, je peux vous apporter *une* solution (je ne prétends pas avoir trouvé LA solution, mais je la pratique tous les jours et elle fonctionne).

Premièrement, n’utiliser votre email d’entreprise que dans le cadre de votre profession. Vous devez vous acheter une nouvelle conduite, fini la distribution de carte de visite dans les discothèques :) Ceci impose de ne pas s’inscrire sur tout et n’importe quoi avec cet email. Pour contrecarrer cela, je vous conseil l’utilisation de 4 types de messageries comme suit:

  • Professionnel (à usage purement professionnel)
  • Semi professionnel (abonnement aux sites professionnels, mailing pro… )
  • Personnel (pour communiquer avec vos amis, vos sites favoris… enfin ce que vous voulez c’est votre vie perso)
  • Anti-personnel :-)  (à utiliser quand vous n’êtes pas sûr de votre source)

Deuxièmement, déplacer vos emails dans des dossiers. Pour vous aider à gérer les priorités, je vous conseil la création de dossier (d’état) du genre « à traiter », « urgent » ou encore « en attente ». Et pour organiser votre messagerie, je vous propose de créer un dossier par projet ou client. C’est aussi très efficace pour retrouver un message. Il est possible, avec une interface riche du type Gmail, d’aller plus loin en ajoutant un système de GTD dans votre messagerie, j’y reviendrai dans un futur billet.

Troisièmement, utiliser au maximum les filtres. Le filtre vous permet de déplacer vos emails dans un dossier (ou catégorie) pour ne pas encombrer votre Inbox et les trier automatiquement. Cette pratique est très utile quand vous recevez *trop* souvent des notifications d’alerte (qui n’en sont pas toujours d’ailleurs !).

Et dernier point, efforcez-vous de bien écrire le sujet du mail. Pour gagner en efficacité, il est important de comprendre le contexte du mail avant même son ouverture. De plus, est maitrisant le formatage de vos sujets, il est d’autant plus facile de gérer vos filtres (ajouter le nom de votre client ou projet par exemple).

Et vous comment gérez-vous votre messagerie ? Avez-vous des axes d’améliorations à me(nous) proposer ? Je suis toujours à l’écoute de bonne pratique :)