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Conseils pour organiser votre entreprise au niveau 6 d’alerte pandémie grippale

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Les annonces récentes sur le passage du niveau 6 d’alerte à la pandémie de grippe A (H1N1), démontre l’utilité de mon billet sur comment Préparer votre entreprise aux risques de pandémie de grippe A. Pour garantir une continuité d’activité dans votre entreprise, je vous conseille de vous focaliser sur les points suivants.

  • Télétravail

Comme le préconise le Ministère du travail, mettez en place un plan d’aménagement du temps de travail et surtout la mise en place du télétravail. Dans notre secteur d’activité ce dernier point est désormais assez courant et facile à organiser. Bien évidemment cela ne s’improvise pas, il faut prévoir un ordinateur et une connexion internet dans chaque foyer. Rares sont les gens non-équipés de nos jours, mais attention, il faut que l’utilisateur retrouve tout son environnement de travail sur son poste. Bref, cela se prévoit à l’avance, surtout si vous devez acheter du matériel ou ouvrir une ligne.

  • Téléconférence et Visioconférence

Pour permettre à vos équipes de communiquer et monter des réunions, installer un système de  téléconférence et/ou visioconférence. Le plus populaire des outils est Skype, je vous conseille la solution gratuite et open source DimDim (plus de logiciel ici).

  • Outils en ligne

Dans l’optique de garantir une continuité de production basculer un maximum de logiciels vers des outils en ligne. Ce point est le plus complexe à mettre en oeuvre, car bien souvent il faut plusieurs mois pour mettre en place de tels outils. Voici une liste non exhaustive de solution en ligne à prévoir:

    • Un espace documentaire (une GED, un CMS ou tout simplement un FTP comportant l’ensemble de votre documentation indispensable)
    • Un outil de collaboration (les leaders sont Zoho suite et Google Docs, liste ici)
    • Un espace de stockage et d’échange de fichiers (je vous conseille Box.netliste ici)
    • Un outil de gestion de projet (je vous conseille PlanZone et Taskiiliste ici)
  • Outils de télémaintenance

Prévoyez également des outils de télémaintenance,  et surtout une prise de contrôle à distance sécurisée (Réseau privé virtuel).

Pour conclure, rappelez-vous ce proverbe « Mieux vaut prévenir que guérir » (oui, je sais dans le cas d’une pandémie ce n’est pas malin de dire cela!). Préparez-vous dès maintenant afin d’être prêt dans l’hypothèse d’une pandémie de niveau 6 à l’automne. Il sera plus compliqué de réagir dans l’urgence, donc anticipez et gérez cette situation comme un projet avec une analyse des risques ;)

ps: Si vous avez d’autres idées afin de garantir une continuité d’activité, n’hésitez-pas à rajouter un commentaire.

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Préparer votre entreprise aux risques de pandémie de grippe A

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Votre entreprise est-elle prête à affronter les conséquences du niveau 6 d’alerte à la pandémie ?

Une étude récente fait l’hypothèse que 30% de la population mondiale sera touchée par le virus, il est très facile d’en déduire les conséquences directes sur les entreprises:

  • absentéisme au travail (surtout du à la garde d’enfant)
  • difficulté dans les déplacements (voir un blocage total pour les personnes utilisants les transports en commun)

Face à de tels risques il est important de mettre en place un plan d’actions afin de réorganiser votre entreprise. A ce titre, le Ministère du travail met à disposition 4 documents afin d’organiser la poursuite de l’activité tout en protégeant les travailleurs:

  1. Règles d’hygiène et de sécurité au sein des entreprises en pandémie grippale
  2. « Plan de continuité d’Activité » (PCA) des entreprises en pandémie grippale
  3. Travail à distance : le cas du télétravail en pandémie grippale
  4. Temps de travail en pandémie grippale

Il n’y a rien d’alarmiste dans tout ceci, il faut juste prendre le temps de la réflexion et être prêt « au cas où ». Donc profitez de l’été pour mettre en place des solutions qui vous garantiront une continuité de production.

Lire également:

Logiciel de gestion de projets en ligne: Taskii

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Les logiciels de gestion de projets en ligne sont souples et surtout accessibles pour les petites structures.

Ce service en ligne vous permet de gérer vos projets et de communiquer avec vos clients au moyen d’outils collaboratif. Je vous conseil le nouveau venu Taskii, dans la même veine que BaseCamp mais en français et là ça change tout vis à vis de la communication avec vos clients francophones. La mise en place d’un projet est simple et la délégation des droits (accès par rôle collaborateur, chef de projet, client…) est possible.

Logiciel de gestion de projets en ligne
Logiciel de gestion de projets en ligne

Les fonctions principales sont là:

  • Gestion des projets et tâches
  • Gestion des utilisateurs et permissions
  • Création de feuille de temps (reporting et facturation)
  • Gestion documentaire et suivi de message (collaboration et suivi)

Je trouve cet outil très efficace et les interfaces sont d’un niveau très élevées ( ça en met plein la vue, vous allez passer pour un véritable professionnel du projet auprès de vos clients ).
Et là où Taskii gagne des points c’est sur l’aide en ligne – elle est partout – vous n’êtes jamais perdu ! Vous avez même des screencasts pour vous guider.