étape projet

Spécifications fonctionnelles: La validation

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Après une plus ou moins longue phase de spécifications fonctionnelles, vous avez pondu seul (comprendre sans le client) une doc de spécifications fonctionnelles et vous n’avez qu’un seul but: Que le client le signe!

Et là, je vous dit Attention aux fausses idées !

Déjà, ne vous croyez pas intouchable avec ce document. Bien souvent, le prestataire se cache derrière ces spécifications. Il a tendance à braquer ce document tel un arbitre de foot avec son carton rouge: c’est écrit dans les spécifications vous l’avez signé, l’affaire est clos…

Il n’est pas rare d’avoir un client qui signe ce document sous la contrainte, ou pire pour cacher son incompétence. Ce dernier point n’est pas péjoratif, il est important de vérifier si votre interlocuteur possède les qualifications requises pour réaliser cette tâche.

Je préconise la mise en place, systématique, d’un atelier de relecture des spécifications avec le client.

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Gestion de projet – étape #4: La recette fonctionnelle (ou utilisateur)

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La phase de recette fonctionnelle est souvent négligée dans un projet, et pourtant c’est celle qui nécessite le plus d’attention.

La VA (ou VABF vérification d’aptitude au bon fonctionnement) doit être bien préparée et planifiée par le chef de projet. Ce dernier doit piloter le client pour optimiser les résultats et les délais. Il faut en quelque sorte imposer un rythme (vous êtes le chef d’orchestre, à vous de jouer !). Une durée convenable pour un projet de 100-200j est de 20j, c’est donc assez court. Il faut mettre en place une organisation adéquate pour optimiser votre temps.

Avant toute chose, il faut initialiser la recette client seulement une fois vos préparatifs terminés. Cette étape préliminaire consiste à effectuer une recette interne, afin de garantir que le livrable est conforme à la demande. Et de vous assurer que la recette peut s’opérer dans de bonne condition. Le plus important est de vérifier la disponibilité des intervenants et leur capacité à accomplir cette tâche.

Il est nécessaire de découper la recette utilisateur en 3 temps.

  1. Le client fait son recueil d’anomalies et vous le communique
  2. Les corrections sont apportées sous forme d’itération et validées par le client (qui continue son recueil)
  3. Le client ne remonte plus de nouvelles anomalies, vous terminez les corrections et les faites valider

A vous de juger la durée de chacune des étapes afin de clore votre recette à la date fixée avec le client. Il est important de communiquer ce planning de recette à la MOA le plus en amont possible afin que chaque partie puisse s’organiser.

Vous devez également transmettre un cahier de recette listant l’ensemble des tests à traiter. Pour cadrer votre recette, je vous conseille d’établir un protocole de recette. Ce dernier doit expliciter le processus de remontée d’anomalies, il est impératif d’utiliser un gestionnaire de tickets (tracker) pour garantir un suivi.

Il ne faut jamais perdre de vue le côté contractuel de cette phase. Et surtout la notion de pénalité qui peut jouer son rôle d’agitateur :) La recette fonctionnelle est contractualisée dans un procès-verbal de recette.

La recette utilisateur, est comme son nom l’indique, avant tout une histoire humaine… plus ou moins bien vécu de fait! A ce titre, le chef de projet doit intensifier sa communication auprès du client (et de ses équipes) et l’accompagner au maximum.

Présentation du déroulement d’un projet en une slide

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Il n’est pas toujours simple d’expliquer le déroulement d’un projet lors d’une présentation, surtout quand vous n’avez qu’une heure pour vous exprimer (et que votre commercial passe 40min à faire l’éloge de votre société…).

Présentation du déroulement d'un projet en une slide

Ce schéma permet de comprendre le déroulement du projet dans sa globalité.

Ce graphique apporte les 5 notions importantes dans un projet:

  1. La notion de temps
  2. C’est évidemment LA contrainte la plus importante pour le client. Elle doit apparaitre très clairement, ici le positionnement dans l’entête du schéma est judicieux. (les dates en haut du schémas)

  3. La notion de phase

    En insérant les étapes du projet vous démontrez que vous avez compris le besoin. (les étapes sont en blanc dans le schéma)

  4. La notion de jalon

    Vous indiquez au client les moments clés du projet. (les jalons sont représentés par les traits verticaux)

  5. La notion de charge

    C’est une valeur intéressante car elle précise le volume de travail sollicité. (la charge est illustrée par le volume de couleur)

  6. La notion d’affectation

    De façon macro elle détermine ici le rôle du client et du prestataire relativement à la phase. (l’affectation est déterminée par l’emplacement vertical de la phase)

Je remercie Julien Beaumont pour m’avoir apporté sa vision pour concevoir ce graph.

ps: Si vous voyez un acces d’amélioration de ce graph, je suis preneur :) Postez un commentaire !

Les jalons d’un projet informatique

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Voici en détail les jalons d’un projet informatique de développement côté prestataire.

  • Réunion de lancement
    Le démarrage officiel du projet, sous forme d’une réunion où l’ensemble des participants au projet (le comité projet) sont conviés. La réunion est orchestré par le chef de projet (ou directeur) et se déroule généralement en trois phases (les présentations (société, personnes et projet) , le déroulement du projet et le planning).
  • Validation des spécifications
    La première phase du projet est constituée des spécifications techniques et fonctionnelles. Leurs validations par les deux parties (client et prestataire) sont contractualisées au travers d’un document de spécifications. Cette étape démarre le processus de production côté prestataire, et, bien souvent une clé de facturation.
  • Validation de la charte graphique
    En parallèle des spécifications, la charte graphique est générée. Il est impératif d’arrêter une version afin de l’intégrer dans le développement, un procès-verbal acte ce travail.
  • Installation en pré-production
    Début de la Vérification Aptitude du Bon Fonctionnement officialisé par le procès-verbal de livraison. Le livrable est installé sur l’environnement de pré-production.
  • Validation de la VABF (Vérification d’Aptitude du Bon Fonctionnement)
    Au terme de la phase de recette, le client est satisfait (sisi cela arrive !) du livrable et valide la recette en signant le procès-verbal de recette. La recette est un temps fort du projet, elle doit être bien cadrée et délimitée dans le temps.
  • Installation en production
    Détermine le passage du projet de la recette à la production. En terme de phase de projet on passe de la VABF à la VSR. Attention, il ne faut pas confondre avec la mise en production effective du projet par le client. Avant cette ouverture, il est nécessaire d’effectuer certaines tâches, comme un accompagnement et une saisie d’information initiale.
  • Validation de la VSR (Vérification du Service Régulier)
    Il faut s’assurer que le livrable est procure un service régulier dans les conditions normales d’exploitation. Des tests de montée en charge peuvent être exécutés.
  • Fin de la garantie
    La période de garantie n’est pas obligatoire, mais très souvent présent dans un projet au forfait. La fin de cette phase met un point final au projet. Il peut s’étendre par un contrat de tiers maintenance applicative.

Modèle de Gantt d’un projet informatique

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Gantt projet

Je vous présente un modèle de Gantt d’un projet, qui je pense est assez standard et peut s’appliquer à votre projet, en restant dans le domaine de l’informatique de développement – évidemment – bien qu’il soit possible qu’il s’étende à d’autre corps de métier (désolé j’ai toujours fait que de l’informatique, professionnellement, j’entends ! ).

Un projet classique se découpe en phase:

  • Spécifications (fonctionnelles et techniques)
  • Développement (il est possible de créer une phase propre à la charte graphique, surtout si cette tâche est externalisée)
  • Installation (recette et production)
  • Formation (transfert de compétence, conduite de changement)
  • Mise en Ordre de Marche (VA et VSR)

Évidemment, ces étapes suivent un ordonnancement de tâches bien précis, qui vous permettent avec un graph PERT de déterminer le chemin critique qui conditionne la durée minimale du projet. (c’est un autre sujet que j’aborderai plus tard).

Vous pouvez voir le détail des jalons d’un projet informatique dans ce billet.

ps: je détaillerai chaque étape de ce Gantt, donc n’hésitez pas à me faire des retours ;)