Gestion de projets

Spécifications fonctionnelles: La validation

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Après une plus ou moins longue phase de spécifications fonctionnelles, vous avez pondu seul (comprendre sans le client) une doc de spécifications fonctionnelles et vous n’avez qu’un seul but: Que le client le signe!

Et là, je vous dit Attention aux fausses idées !

Déjà, ne vous croyez pas intouchable avec ce document. Bien souvent, le prestataire se cache derrière ces spécifications. Il a tendance à braquer ce document tel un arbitre de foot avec son carton rouge: c’est écrit dans les spécifications vous l’avez signé, l’affaire est clos…

Il n’est pas rare d’avoir un client qui signe ce document sous la contrainte, ou pire pour cacher son incompétence. Ce dernier point n’est pas péjoratif, il est important de vérifier si votre interlocuteur possède les qualifications requises pour réaliser cette tâche.

Je préconise la mise en place, systématique, d’un atelier de relecture des spécifications avec le client.

Modèle de procès-verbal de réception (ou livraison)

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Il est important, dans la vie d’un projet, de ponctuer chaque fin de phase par un PV.

Les jalons permettent de déterminer le rythme du planning. Et, les procès-verbaux rendent ces jalons contractuels. Ce document atteste de la conformité du résultat attendu entre les deux partis, client et fournisseur.
Même à l’heure du tout numérique, rien ne remplace un bon papier signé en bonne et due forme avec, cerise sur le gâteau, le bon vieux tampon qui sent encore l’encre d’antan. Bref, vous l’avez compris un PV n’est pas un mail, encore moins une discussion de couloir :-) C’est du sérieux là !

Il existe plusieurs types de procès verbal, j’ai choisi ici de parler de la réception. Ce PV de livraison enclenche la phase de recette, aussi appelé VABF, chez le client  (ou MOA).
On trouve aussi le procès-verbal de recette, qui confirme (ou non) la conformité entre la livraison et la demande initiale, et clos la recette.

Un exemple de plan du procès-verbal de réception:

1 Contenu de la livraison

1.1 Détail du livraison
1.2 Identification de la livraison
1.3 Évolution par rapport à la version précédente

2 Attestation

2.1 Objectifs
2.2 Clauses
2.3 Réserves
2.4 Signatures

Comme d’habitude laissez moi vos commentaires afin d’améliorer ce contenu :)

Logiciel de gestion de projets en ligne: Taskii

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Les logiciels de gestion de projets en ligne sont souples et surtout accessibles pour les petites structures.

Ce service en ligne vous permet de gérer vos projets et de communiquer avec vos clients au moyen d’outils collaboratif. Je vous conseil le nouveau venu Taskii, dans la même veine que BaseCamp mais en français et là ça change tout vis à vis de la communication avec vos clients francophones. La mise en place d’un projet est simple et la délégation des droits (accès par rôle collaborateur, chef de projet, client…) est possible.

Logiciel de gestion de projets en ligne
Logiciel de gestion de projets en ligne

Les fonctions principales sont là:

  • Gestion des projets et tâches
  • Gestion des utilisateurs et permissions
  • Création de feuille de temps (reporting et facturation)
  • Gestion documentaire et suivi de message (collaboration et suivi)

Je trouve cet outil très efficace et les interfaces sont d’un niveau très élevées ( ça en met plein la vue, vous allez passer pour un véritable professionnel du projet auprès de vos clients ).
Et là où Taskii gagne des points c’est sur l’aide en ligne – elle est partout – vous n’êtes jamais perdu ! Vous avez même des screencasts pour vous guider.

Gestion de projet – étape #1: Le lancement

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La gestion de projet commence réellement à partir de la réunion de lancement. Vous êtes au départ d’un marathon et le retentissement du pistolet vient d’annoncer le déclenchement de la course.

Alors tout d’abord, comment se préparer à cet événement ?
Car comme toute course, rien ne doit être laissé au hasard ! Il faut dans un premier temps, relire le cahier des charges, pour bien connaître son sujet, et ne rien oublier. Puis, ne pas arriver les mains vides… Non pas qu’il faille arriver avec une bouteille de champagne ou un bakchichs ;) Je parlais plutôt de préparer un support afin de garantir une ligne directrice et de canaliser vos interlocuteurs. Faites comme si vous étiez à une soutenance. Donc, élaborez quelques slides qui s’articulent autour d’un sommaire. Il faut que vous présentiez ces points:

  • un rapide historique du projet
  • une présentation des interlocuteurs
  • une définition des rôles
  • la responsabilité de chacun
  • les règles à respecter et les limites du projet
  • et dernière chose… le planning (que vous devez respecter jusqu’à la fin)

La règle à éviter, c’est de lire « bêtement » ses slides.
On l’a dit, c’est un sport, donc bougez-vous ! Ne faites pas les cent pas dans la salle, mais soyez présent: avancez-vous vers l’écran dès que possible et n’hésitez pas à animer avec un peu de gestuel  » pas à l’italienne, hein ! « .

Je fini par un dernier point: cravate ou pas de cravate ? Je suis catégorique, il est écrit plus haut: il faut être présent. Donc, OUI soignez votre présentation et n’oubliez pas cette règle: la première rencontre est celle qui reste.