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Présentation du déroulement d’un projet en une slide

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Il n’est pas toujours simple d’expliquer le déroulement d’un projet lors d’une présentation, surtout quand vous n’avez qu’une heure pour vous exprimer (et que votre commercial passe 40min à faire l’éloge de votre société…).

Présentation du déroulement d'un projet en une slide

Ce schéma permet de comprendre le déroulement du projet dans sa globalité.

Ce graphique apporte les 5 notions importantes dans un projet:

  1. La notion de temps
  2. C’est évidemment LA contrainte la plus importante pour le client. Elle doit apparaitre très clairement, ici le positionnement dans l’entête du schéma est judicieux. (les dates en haut du schémas)

  3. La notion de phase

    En insérant les étapes du projet vous démontrez que vous avez compris le besoin. (les étapes sont en blanc dans le schéma)

  4. La notion de jalon

    Vous indiquez au client les moments clés du projet. (les jalons sont représentés par les traits verticaux)

  5. La notion de charge

    C’est une valeur intéressante car elle précise le volume de travail sollicité. (la charge est illustrée par le volume de couleur)

  6. La notion d’affectation

    De façon macro elle détermine ici le rôle du client et du prestataire relativement à la phase. (l’affectation est déterminée par l’emplacement vertical de la phase)

Je remercie Julien Beaumont pour m’avoir apporté sa vision pour concevoir ce graph.

ps: Si vous voyez un acces d’amélioration de ce graph, je suis preneur :) Postez un commentaire !

Les jalons d’un projet informatique

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Voici en détail les jalons d’un projet informatique de développement côté prestataire.

  • Réunion de lancement
    Le démarrage officiel du projet, sous forme d’une réunion où l’ensemble des participants au projet (le comité projet) sont conviés. La réunion est orchestré par le chef de projet (ou directeur) et se déroule généralement en trois phases (les présentations (société, personnes et projet) , le déroulement du projet et le planning).
  • Validation des spécifications
    La première phase du projet est constituée des spécifications techniques et fonctionnelles. Leurs validations par les deux parties (client et prestataire) sont contractualisées au travers d’un document de spécifications. Cette étape démarre le processus de production côté prestataire, et, bien souvent une clé de facturation.
  • Validation de la charte graphique
    En parallèle des spécifications, la charte graphique est générée. Il est impératif d’arrêter une version afin de l’intégrer dans le développement, un procès-verbal acte ce travail.
  • Installation en pré-production
    Début de la Vérification Aptitude du Bon Fonctionnement officialisé par le procès-verbal de livraison. Le livrable est installé sur l’environnement de pré-production.
  • Validation de la VABF (Vérification d’Aptitude du Bon Fonctionnement)
    Au terme de la phase de recette, le client est satisfait (sisi cela arrive !) du livrable et valide la recette en signant le procès-verbal de recette. La recette est un temps fort du projet, elle doit être bien cadrée et délimitée dans le temps.
  • Installation en production
    Détermine le passage du projet de la recette à la production. En terme de phase de projet on passe de la VABF à la VSR. Attention, il ne faut pas confondre avec la mise en production effective du projet par le client. Avant cette ouverture, il est nécessaire d’effectuer certaines tâches, comme un accompagnement et une saisie d’information initiale.
  • Validation de la VSR (Vérification du Service Régulier)
    Il faut s’assurer que le livrable est procure un service régulier dans les conditions normales d’exploitation. Des tests de montée en charge peuvent être exécutés.
  • Fin de la garantie
    La période de garantie n’est pas obligatoire, mais très souvent présent dans un projet au forfait. La fin de cette phase met un point final au projet. Il peut s’étendre par un contrat de tiers maintenance applicative.

Modèle de procès-verbal de réception (ou livraison)

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Il est important, dans la vie d’un projet, de ponctuer chaque fin de phase par un PV.

Les jalons permettent de déterminer le rythme du planning. Et, les procès-verbaux rendent ces jalons contractuels. Ce document atteste de la conformité du résultat attendu entre les deux partis, client et fournisseur.
Même à l’heure du tout numérique, rien ne remplace un bon papier signé en bonne et due forme avec, cerise sur le gâteau, le bon vieux tampon qui sent encore l’encre d’antan. Bref, vous l’avez compris un PV n’est pas un mail, encore moins une discussion de couloir :-) C’est du sérieux là !

Il existe plusieurs types de procès verbal, j’ai choisi ici de parler de la réception. Ce PV de livraison enclenche la phase de recette, aussi appelé VABF, chez le client  (ou MOA).
On trouve aussi le procès-verbal de recette, qui confirme (ou non) la conformité entre la livraison et la demande initiale, et clos la recette.

Un exemple de plan du procès-verbal de réception:

1 Contenu de la livraison

1.1 Détail du livraison
1.2 Identification de la livraison
1.3 Évolution par rapport à la version précédente

2 Attestation

2.1 Objectifs
2.2 Clauses
2.3 Réserves
2.4 Signatures

Comme d’habitude laissez moi vos commentaires afin d’améliorer ce contenu :)

Modèle de Gantt d’un projet informatique

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Gantt projet

Je vous présente un modèle de Gantt d’un projet, qui je pense est assez standard et peut s’appliquer à votre projet, en restant dans le domaine de l’informatique de développement – évidemment – bien qu’il soit possible qu’il s’étende à d’autre corps de métier (désolé j’ai toujours fait que de l’informatique, professionnellement, j’entends ! ).

Un projet classique se découpe en phase:

  • Spécifications (fonctionnelles et techniques)
  • Développement (il est possible de créer une phase propre à la charte graphique, surtout si cette tâche est externalisée)
  • Installation (recette et production)
  • Formation (transfert de compétence, conduite de changement)
  • Mise en Ordre de Marche (VA et VSR)

Évidemment, ces étapes suivent un ordonnancement de tâches bien précis, qui vous permettent avec un graph PERT de déterminer le chemin critique qui conditionne la durée minimale du projet. (c’est un autre sujet que j’aborderai plus tard).

Vous pouvez voir le détail des jalons d’un projet informatique dans ce billet.

ps: je détaillerai chaque étape de ce Gantt, donc n’hésitez pas à me faire des retours ;)

Gestion de projet – étape #2: Les spécifications fonctionnelles

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La phase de spécification permet de décrire le besoin fonctionnel (également technique) dans le but d’élaborer un projet.

C’est le temps fort du projet vis à vis du client, le moment où vous devez démontrer vos talents d’homme communiquant. A ce stade du projet, il est impératif que vous ayez une parfaite connaissance du projet – vous avez lu et relu le CCTP -, et vous avez déjà quelques idées de réponse à apporter, voir pourquoi pas,  des pistes d’amélioration.

Il faut absolument déjouer les pièges, tout de suite !
Après il sera trop tard pour revenir en arrière et le client acceptera moins facilement ce changement. Non pas qu’il faille répondre « NON » à toutes les demandes, qu’elles soient implicite ou non au cahier des charges – Là n’est pas la question -. Mais plutôt d’atteindre le même résultat par un chemin plus simple ou bien de démontrer que la fonction demandée n’est pas réellement utile.

«  Souvenez vous, les solutions les plus simple sont toujours les meilleurs « .

Votre rôle sera surtout de vous assurez que ce qui a été vendu (voir sous-vendu) est finalement réalisable. Pour éviter les risques et les surprises, je conseil au chef de projet d’être présent dans le projet dès la phase d’avant vente.

Gardez en mémoire que seulement 45% des fonctionnalités demandées sont réellement utilisées.

Afin d’éviter tout malentendu sur ces fameuses fonctionnalités, je vous conseille de les illustrer au maximum par des schémas. Pour expliquer une solution attendue, une copie d’écran ou un croquis vaut tous les longs discours. Et si vous en avez la possibilité, appuyez votre discours par une démonstration.

Gestion de projet – étape #1: Le lancement

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La gestion de projet commence réellement à partir de la réunion de lancement. Vous êtes au départ d’un marathon et le retentissement du pistolet vient d’annoncer le déclenchement de la course.

Alors tout d’abord, comment se préparer à cet événement ?
Car comme toute course, rien ne doit être laissé au hasard ! Il faut dans un premier temps, relire le cahier des charges, pour bien connaître son sujet, et ne rien oublier. Puis, ne pas arriver les mains vides… Non pas qu’il faille arriver avec une bouteille de champagne ou un bakchichs ;) Je parlais plutôt de préparer un support afin de garantir une ligne directrice et de canaliser vos interlocuteurs. Faites comme si vous étiez à une soutenance. Donc, élaborez quelques slides qui s’articulent autour d’un sommaire. Il faut que vous présentiez ces points:

  • un rapide historique du projet
  • une présentation des interlocuteurs
  • une définition des rôles
  • la responsabilité de chacun
  • les règles à respecter et les limites du projet
  • et dernière chose… le planning (que vous devez respecter jusqu’à la fin)

La règle à éviter, c’est de lire « bêtement » ses slides.
On l’a dit, c’est un sport, donc bougez-vous ! Ne faites pas les cent pas dans la salle, mais soyez présent: avancez-vous vers l’écran dès que possible et n’hésitez pas à animer avec un peu de gestuel  » pas à l’italienne, hein ! « .

Je fini par un dernier point: cravate ou pas de cravate ? Je suis catégorique, il est écrit plus haut: il faut être présent. Donc, OUI soignez votre présentation et n’oubliez pas cette règle: la première rencontre est celle qui reste.