Méthodologie

Allotissement d’un projet pour garantir les délais

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L’un des risques les plus impactant dans un projet informatique est la non tenu des délais.

Il ne faut pas se voiler la face, il est rare de clôturer un projet informatique dans les temps. Il y a plusieurs causes à cela:

  • Un planning initialement intenable, mais obligatoire pour remporter l’affaire (merci l’avant vente! )
  • Une date de mise en production inébranlable
  • Une équipe projet mal taillée (qualitativement ou quantitativement)
  • Un problème de ressource inopiné (ressource sur plusieurs projets, absence…)
  • Une mauvaise estimation de la charge
  • Une gestion des risques inefficace

Une solution possible, pour répondre aux deux ou trois premiers points, est d’allotir le projet.
L’allotissement est un outil très efficace s’il est bien maîtrisé.

Pour réussir cette pratique, il faut:

  • Que le client accepte (même si l’équipe projet approuve, il n’est pas toujours facile de vendre cette idée en interne, il faut accompagner le client)
  • Que le client concède de redéfinir le périmètre et reporter les fonctionnalités secondaires
  • Que les fonctionnalités indispensables soient présentes dans le premier lot
  • Et que les conséquences ci-dessous soit maitrisées et approuvées

Évidemment, cette gestion comporte également des contraintes, comme:

  • L’allongement de la durée du projet
  • La répétition des phases (spécification/Développement/Recette/Installation)
  • Le maintien des équipes en place
  • La surcharge sur le budget (notamment dû à la répétition des phases et à une gestion de projet plus complexe)

Je précise, ce billet ne parle pas de l’allotissement dans le cadre d’une consultation d’un marché public, qui compte d’autres spécificités non décrite ici.

Modèle de procès-verbal de réception (ou livraison)

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Il est important, dans la vie d’un projet, de ponctuer chaque fin de phase par un PV.

Les jalons permettent de déterminer le rythme du planning. Et, les procès-verbaux rendent ces jalons contractuels. Ce document atteste de la conformité du résultat attendu entre les deux partis, client et fournisseur.
Même à l’heure du tout numérique, rien ne remplace un bon papier signé en bonne et due forme avec, cerise sur le gâteau, le bon vieux tampon qui sent encore l’encre d’antan. Bref, vous l’avez compris un PV n’est pas un mail, encore moins une discussion de couloir :-) C’est du sérieux là !

Il existe plusieurs types de procès verbal, j’ai choisi ici de parler de la réception. Ce PV de livraison enclenche la phase de recette, aussi appelé VABF, chez le client  (ou MOA).
On trouve aussi le procès-verbal de recette, qui confirme (ou non) la conformité entre la livraison et la demande initiale, et clos la recette.

Un exemple de plan du procès-verbal de réception:

1 Contenu de la livraison

1.1 Détail du livraison
1.2 Identification de la livraison
1.3 Évolution par rapport à la version précédente

2 Attestation

2.1 Objectifs
2.2 Clauses
2.3 Réserves
2.4 Signatures

Comme d’habitude laissez moi vos commentaires afin d’améliorer ce contenu :)

Qualité documentaire, imposez-vous une nomenclature

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Il est important, dans votre processus qualité, de nommer correctement vos fichiers.

Je vois souvent passer des documents, avec pour simple dénomination de fichier, le nom du client. En terme de qualité, cela dénote un manque de rigueur et de professionnalisme.
Et surtout, mettez-vous à la place du client (ou de la personne qui reçoit ce fichier). Si tout le monde procède ainsi, tous ces fichiers vont porter le nom de sa société – Franchement, je pense qu’il la connait – et finalement il ne retrouvera jamais votre document.

Donc, efforcez-vous de nommer tous vos fichiers à l’aide d’une nomenclature (et une seule).

Allez, je vous aide un peu, voici un exemple de nomenclature:

NomDeVotreSociété-NomDuClient-TypeDeDocument-Date-Version.pdf

Et vous comment nommez vous vos fichiers ?

Configurer sa messagerie pour optimiser son temps

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Un de nos outils de travail indispensable, encore aujourd’hui, est la boite de messagerie. Même avec l’apparition de nombreux outils collaboratifs, l’email est indétrônable et reste le principal outil de communication.

Cet outil est très vite un cauchemar à gérer lorsque l’on reçoit trop d’informations. Nous sommes rapidement submergé par le flux d’information continu et « désordonné » qui rempli automatiquement cet outil.

Voici donc quelques conseils qui vous permettront d’optimiser votre travail en maîtrisant votre messagerie.

Dans un premier temps, je préconise de vider votre Inbox, et de la maintenir le plus possible dans cet état. Je m’explique: Le but de cette manipulation est de recueillir uniquement les nouveaux messages, dans cet entrepôt, ainsi que les mails à traiter immédiatement. Il y a donc une véritable pratique à mettre en place afin de trier votre courriel. Cette bonne conduite vous permet de suivre plus facilement votre courriel.

Votre Inbox ne doit jamais excéder 20 messages. Et là, je vous entends me dire – Mais je reçois plus de 20 mails à la seconde ! – Alors soit vous êtes mythomane ou soit mal organisé. Dans le premier cas, je ne peux rien pour vous :-p.  Par contre, pour le second cas, je peux vous apporter *une* solution (je ne prétends pas avoir trouvé LA solution, mais je la pratique tous les jours et elle fonctionne).

Premièrement, n’utiliser votre email d’entreprise que dans le cadre de votre profession. Vous devez vous acheter une nouvelle conduite, fini la distribution de carte de visite dans les discothèques :) Ceci impose de ne pas s’inscrire sur tout et n’importe quoi avec cet email. Pour contrecarrer cela, je vous conseil l’utilisation de 4 types de messageries comme suit:

  • Professionnel (à usage purement professionnel)
  • Semi professionnel (abonnement aux sites professionnels, mailing pro… )
  • Personnel (pour communiquer avec vos amis, vos sites favoris… enfin ce que vous voulez c’est votre vie perso)
  • Anti-personnel :-)  (à utiliser quand vous n’êtes pas sûr de votre source)

Deuxièmement, déplacer vos emails dans des dossiers. Pour vous aider à gérer les priorités, je vous conseil la création de dossier (d’état) du genre « à traiter », « urgent » ou encore « en attente ». Et pour organiser votre messagerie, je vous propose de créer un dossier par projet ou client. C’est aussi très efficace pour retrouver un message. Il est possible, avec une interface riche du type Gmail, d’aller plus loin en ajoutant un système de GTD dans votre messagerie, j’y reviendrai dans un futur billet.

Troisièmement, utiliser au maximum les filtres. Le filtre vous permet de déplacer vos emails dans un dossier (ou catégorie) pour ne pas encombrer votre Inbox et les trier automatiquement. Cette pratique est très utile quand vous recevez *trop* souvent des notifications d’alerte (qui n’en sont pas toujours d’ailleurs !).

Et dernier point, efforcez-vous de bien écrire le sujet du mail. Pour gagner en efficacité, il est important de comprendre le contexte du mail avant même son ouverture. De plus, est maitrisant le formatage de vos sujets, il est d’autant plus facile de gérer vos filtres (ajouter le nom de votre client ou projet par exemple).

Et vous comment gérez-vous votre messagerie ? Avez-vous des axes d’améliorations à me(nous) proposer ? Je suis toujours à l’écoute de bonne pratique :)