organisation

Spécifications fonctionnelles: La validation

Publié le

Après une plus ou moins longue phase de spécifications fonctionnelles, vous avez pondu seul (comprendre sans le client) une doc de spécifications fonctionnelles et vous n’avez qu’un seul but: Que le client le signe!

Et là, je vous dit Attention aux fausses idées !

Déjà, ne vous croyez pas intouchable avec ce document. Bien souvent, le prestataire se cache derrière ces spécifications. Il a tendance à braquer ce document tel un arbitre de foot avec son carton rouge: c’est écrit dans les spécifications vous l’avez signé, l’affaire est clos…

Il n’est pas rare d’avoir un client qui signe ce document sous la contrainte, ou pire pour cacher son incompétence. Ce dernier point n’est pas péjoratif, il est important de vérifier si votre interlocuteur possède les qualifications requises pour réaliser cette tâche.

Je préconise la mise en place, systématique, d’un atelier de relecture des spécifications avec le client.

Publicités

Conseils pour organiser votre entreprise au niveau 6 d’alerte pandémie grippale

Publié le Mis à jour le

Les annonces récentes sur le passage du niveau 6 d’alerte à la pandémie de grippe A (H1N1), démontre l’utilité de mon billet sur comment Préparer votre entreprise aux risques de pandémie de grippe A. Pour garantir une continuité d’activité dans votre entreprise, je vous conseille de vous focaliser sur les points suivants.

  • Télétravail

Comme le préconise le Ministère du travail, mettez en place un plan d’aménagement du temps de travail et surtout la mise en place du télétravail. Dans notre secteur d’activité ce dernier point est désormais assez courant et facile à organiser. Bien évidemment cela ne s’improvise pas, il faut prévoir un ordinateur et une connexion internet dans chaque foyer. Rares sont les gens non-équipés de nos jours, mais attention, il faut que l’utilisateur retrouve tout son environnement de travail sur son poste. Bref, cela se prévoit à l’avance, surtout si vous devez acheter du matériel ou ouvrir une ligne.

  • Téléconférence et Visioconférence

Pour permettre à vos équipes de communiquer et monter des réunions, installer un système de  téléconférence et/ou visioconférence. Le plus populaire des outils est Skype, je vous conseille la solution gratuite et open source DimDim (plus de logiciel ici).

  • Outils en ligne

Dans l’optique de garantir une continuité de production basculer un maximum de logiciels vers des outils en ligne. Ce point est le plus complexe à mettre en oeuvre, car bien souvent il faut plusieurs mois pour mettre en place de tels outils. Voici une liste non exhaustive de solution en ligne à prévoir:

    • Un espace documentaire (une GED, un CMS ou tout simplement un FTP comportant l’ensemble de votre documentation indispensable)
    • Un outil de collaboration (les leaders sont Zoho suite et Google Docs, liste ici)
    • Un espace de stockage et d’échange de fichiers (je vous conseille Box.netliste ici)
    • Un outil de gestion de projet (je vous conseille PlanZone et Taskiiliste ici)
  • Outils de télémaintenance

Prévoyez également des outils de télémaintenance,  et surtout une prise de contrôle à distance sécurisée (Réseau privé virtuel).

Pour conclure, rappelez-vous ce proverbe « Mieux vaut prévenir que guérir » (oui, je sais dans le cas d’une pandémie ce n’est pas malin de dire cela!). Préparez-vous dès maintenant afin d’être prêt dans l’hypothèse d’une pandémie de niveau 6 à l’automne. Il sera plus compliqué de réagir dans l’urgence, donc anticipez et gérez cette situation comme un projet avec une analyse des risques ;)

ps: Si vous avez d’autres idées afin de garantir une continuité d’activité, n’hésitez-pas à rajouter un commentaire.

Préparer votre entreprise aux risques de pandémie de grippe A

Publié le Mis à jour le

Votre entreprise est-elle prête à affronter les conséquences du niveau 6 d’alerte à la pandémie ?

Une étude récente fait l’hypothèse que 30% de la population mondiale sera touchée par le virus, il est très facile d’en déduire les conséquences directes sur les entreprises:

  • absentéisme au travail (surtout du à la garde d’enfant)
  • difficulté dans les déplacements (voir un blocage total pour les personnes utilisants les transports en commun)

Face à de tels risques il est important de mettre en place un plan d’actions afin de réorganiser votre entreprise. A ce titre, le Ministère du travail met à disposition 4 documents afin d’organiser la poursuite de l’activité tout en protégeant les travailleurs:

  1. Règles d’hygiène et de sécurité au sein des entreprises en pandémie grippale
  2. « Plan de continuité d’Activité » (PCA) des entreprises en pandémie grippale
  3. Travail à distance : le cas du télétravail en pandémie grippale
  4. Temps de travail en pandémie grippale

Il n’y a rien d’alarmiste dans tout ceci, il faut juste prendre le temps de la réflexion et être prêt « au cas où ». Donc profitez de l’été pour mettre en place des solutions qui vous garantiront une continuité de production.

Lire également:

Configurer sa messagerie pour optimiser son temps

Publié le

Un de nos outils de travail indispensable, encore aujourd’hui, est la boite de messagerie. Même avec l’apparition de nombreux outils collaboratifs, l’email est indétrônable et reste le principal outil de communication.

Cet outil est très vite un cauchemar à gérer lorsque l’on reçoit trop d’informations. Nous sommes rapidement submergé par le flux d’information continu et « désordonné » qui rempli automatiquement cet outil.

Voici donc quelques conseils qui vous permettront d’optimiser votre travail en maîtrisant votre messagerie.

Dans un premier temps, je préconise de vider votre Inbox, et de la maintenir le plus possible dans cet état. Je m’explique: Le but de cette manipulation est de recueillir uniquement les nouveaux messages, dans cet entrepôt, ainsi que les mails à traiter immédiatement. Il y a donc une véritable pratique à mettre en place afin de trier votre courriel. Cette bonne conduite vous permet de suivre plus facilement votre courriel.

Votre Inbox ne doit jamais excéder 20 messages. Et là, je vous entends me dire – Mais je reçois plus de 20 mails à la seconde ! – Alors soit vous êtes mythomane ou soit mal organisé. Dans le premier cas, je ne peux rien pour vous :-p.  Par contre, pour le second cas, je peux vous apporter *une* solution (je ne prétends pas avoir trouvé LA solution, mais je la pratique tous les jours et elle fonctionne).

Premièrement, n’utiliser votre email d’entreprise que dans le cadre de votre profession. Vous devez vous acheter une nouvelle conduite, fini la distribution de carte de visite dans les discothèques :) Ceci impose de ne pas s’inscrire sur tout et n’importe quoi avec cet email. Pour contrecarrer cela, je vous conseil l’utilisation de 4 types de messageries comme suit:

  • Professionnel (à usage purement professionnel)
  • Semi professionnel (abonnement aux sites professionnels, mailing pro… )
  • Personnel (pour communiquer avec vos amis, vos sites favoris… enfin ce que vous voulez c’est votre vie perso)
  • Anti-personnel :-)  (à utiliser quand vous n’êtes pas sûr de votre source)

Deuxièmement, déplacer vos emails dans des dossiers. Pour vous aider à gérer les priorités, je vous conseil la création de dossier (d’état) du genre « à traiter », « urgent » ou encore « en attente ». Et pour organiser votre messagerie, je vous propose de créer un dossier par projet ou client. C’est aussi très efficace pour retrouver un message. Il est possible, avec une interface riche du type Gmail, d’aller plus loin en ajoutant un système de GTD dans votre messagerie, j’y reviendrai dans un futur billet.

Troisièmement, utiliser au maximum les filtres. Le filtre vous permet de déplacer vos emails dans un dossier (ou catégorie) pour ne pas encombrer votre Inbox et les trier automatiquement. Cette pratique est très utile quand vous recevez *trop* souvent des notifications d’alerte (qui n’en sont pas toujours d’ailleurs !).

Et dernier point, efforcez-vous de bien écrire le sujet du mail. Pour gagner en efficacité, il est important de comprendre le contexte du mail avant même son ouverture. De plus, est maitrisant le formatage de vos sujets, il est d’autant plus facile de gérer vos filtres (ajouter le nom de votre client ou projet par exemple).

Et vous comment gérez-vous votre messagerie ? Avez-vous des axes d’améliorations à me(nous) proposer ? Je suis toujours à l’écoute de bonne pratique :)