VABF

Gestion de projet – étape #4: La recette fonctionnelle (ou utilisateur)

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La phase de recette fonctionnelle est souvent négligée dans un projet, et pourtant c’est celle qui nécessite le plus d’attention.

La VA (ou VABF vérification d’aptitude au bon fonctionnement) doit être bien préparée et planifiée par le chef de projet. Ce dernier doit piloter le client pour optimiser les résultats et les délais. Il faut en quelque sorte imposer un rythme (vous êtes le chef d’orchestre, à vous de jouer !). Une durée convenable pour un projet de 100-200j est de 20j, c’est donc assez court. Il faut mettre en place une organisation adéquate pour optimiser votre temps.

Avant toute chose, il faut initialiser la recette client seulement une fois vos préparatifs terminés. Cette étape préliminaire consiste à effectuer une recette interne, afin de garantir que le livrable est conforme à la demande. Et de vous assurer que la recette peut s’opérer dans de bonne condition. Le plus important est de vérifier la disponibilité des intervenants et leur capacité à accomplir cette tâche.

Il est nécessaire de découper la recette utilisateur en 3 temps.

  1. Le client fait son recueil d’anomalies et vous le communique
  2. Les corrections sont apportées sous forme d’itération et validées par le client (qui continue son recueil)
  3. Le client ne remonte plus de nouvelles anomalies, vous terminez les corrections et les faites valider

A vous de juger la durée de chacune des étapes afin de clore votre recette à la date fixée avec le client. Il est important de communiquer ce planning de recette à la MOA le plus en amont possible afin que chaque partie puisse s’organiser.

Vous devez également transmettre un cahier de recette listant l’ensemble des tests à traiter. Pour cadrer votre recette, je vous conseille d’établir un protocole de recette. Ce dernier doit expliciter le processus de remontée d’anomalies, il est impératif d’utiliser un gestionnaire de tickets (tracker) pour garantir un suivi.

Il ne faut jamais perdre de vue le côté contractuel de cette phase. Et surtout la notion de pénalité qui peut jouer son rôle d’agitateur :) La recette fonctionnelle est contractualisée dans un procès-verbal de recette.

La recette utilisateur, est comme son nom l’indique, avant tout une histoire humaine… plus ou moins bien vécu de fait! A ce titre, le chef de projet doit intensifier sa communication auprès du client (et de ses équipes) et l’accompagner au maximum.

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Les jalons d’un projet informatique

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Voici en détail les jalons d’un projet informatique de développement côté prestataire.

  • Réunion de lancement
    Le démarrage officiel du projet, sous forme d’une réunion où l’ensemble des participants au projet (le comité projet) sont conviés. La réunion est orchestré par le chef de projet (ou directeur) et se déroule généralement en trois phases (les présentations (société, personnes et projet) , le déroulement du projet et le planning).
  • Validation des spécifications
    La première phase du projet est constituée des spécifications techniques et fonctionnelles. Leurs validations par les deux parties (client et prestataire) sont contractualisées au travers d’un document de spécifications. Cette étape démarre le processus de production côté prestataire, et, bien souvent une clé de facturation.
  • Validation de la charte graphique
    En parallèle des spécifications, la charte graphique est générée. Il est impératif d’arrêter une version afin de l’intégrer dans le développement, un procès-verbal acte ce travail.
  • Installation en pré-production
    Début de la Vérification Aptitude du Bon Fonctionnement officialisé par le procès-verbal de livraison. Le livrable est installé sur l’environnement de pré-production.
  • Validation de la VABF (Vérification d’Aptitude du Bon Fonctionnement)
    Au terme de la phase de recette, le client est satisfait (sisi cela arrive !) du livrable et valide la recette en signant le procès-verbal de recette. La recette est un temps fort du projet, elle doit être bien cadrée et délimitée dans le temps.
  • Installation en production
    Détermine le passage du projet de la recette à la production. En terme de phase de projet on passe de la VABF à la VSR. Attention, il ne faut pas confondre avec la mise en production effective du projet par le client. Avant cette ouverture, il est nécessaire d’effectuer certaines tâches, comme un accompagnement et une saisie d’information initiale.
  • Validation de la VSR (Vérification du Service Régulier)
    Il faut s’assurer que le livrable est procure un service régulier dans les conditions normales d’exploitation. Des tests de montée en charge peuvent être exécutés.
  • Fin de la garantie
    La période de garantie n’est pas obligatoire, mais très souvent présent dans un projet au forfait. La fin de cette phase met un point final au projet. Il peut s’étendre par un contrat de tiers maintenance applicative.

Modèle de procès-verbal de réception (ou livraison)

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Il est important, dans la vie d’un projet, de ponctuer chaque fin de phase par un PV.

Les jalons permettent de déterminer le rythme du planning. Et, les procès-verbaux rendent ces jalons contractuels. Ce document atteste de la conformité du résultat attendu entre les deux partis, client et fournisseur.
Même à l’heure du tout numérique, rien ne remplace un bon papier signé en bonne et due forme avec, cerise sur le gâteau, le bon vieux tampon qui sent encore l’encre d’antan. Bref, vous l’avez compris un PV n’est pas un mail, encore moins une discussion de couloir :-) C’est du sérieux là !

Il existe plusieurs types de procès verbal, j’ai choisi ici de parler de la réception. Ce PV de livraison enclenche la phase de recette, aussi appelé VABF, chez le client  (ou MOA).
On trouve aussi le procès-verbal de recette, qui confirme (ou non) la conformité entre la livraison et la demande initiale, et clos la recette.

Un exemple de plan du procès-verbal de réception:

1 Contenu de la livraison

1.1 Détail du livraison
1.2 Identification de la livraison
1.3 Évolution par rapport à la version précédente

2 Attestation

2.1 Objectifs
2.2 Clauses
2.3 Réserves
2.4 Signatures

Comme d’habitude laissez moi vos commentaires afin d’améliorer ce contenu :)

Modèle de Gantt d’un projet informatique

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Gantt projet

Je vous présente un modèle de Gantt d’un projet, qui je pense est assez standard et peut s’appliquer à votre projet, en restant dans le domaine de l’informatique de développement – évidemment – bien qu’il soit possible qu’il s’étende à d’autre corps de métier (désolé j’ai toujours fait que de l’informatique, professionnellement, j’entends ! ).

Un projet classique se découpe en phase:

  • Spécifications (fonctionnelles et techniques)
  • Développement (il est possible de créer une phase propre à la charte graphique, surtout si cette tâche est externalisée)
  • Installation (recette et production)
  • Formation (transfert de compétence, conduite de changement)
  • Mise en Ordre de Marche (VA et VSR)

Évidemment, ces étapes suivent un ordonnancement de tâches bien précis, qui vous permettent avec un graph PERT de déterminer le chemin critique qui conditionne la durée minimale du projet. (c’est un autre sujet que j’aborderai plus tard).

Vous pouvez voir le détail des jalons d’un projet informatique dans ce billet.

ps: je détaillerai chaque étape de ce Gantt, donc n’hésitez pas à me faire des retours ;)